ウォーターサーバーは経費にできる？法人・個人別の勘定科目｜注意点

会社や事務所でウォーターサーバーを利用する場合、気になるのがお水代やレンタル料などの会計処理についてです。ウォーターサーバーにかかる費用は経費として計上できるのか、悩む方も多いのではないでしょうか。

結論から言えば、条件次第でウォーターサーバー代を経費計上することは可能です。この記事では、ウォーターサーバー代が経費として認められるケースや、仕訳の際の勘定科目、社内にウォーターサーバーを設置するメリットなどをご紹介します。ウォーターサーバーの導入を検討している法人や個人事業主の皆さまは、ぜひチェックしてみてください。

ウォーターサーバー代は経費にできる？

オフィスや職場に導入したウォーターサーバー代は、経費として計上できる場合があります。従業員用の飲料水として、また来客用としてを目的としてウォーターサーバーを設置した場合、経費として認められます。

一般的に、ウォーターサーバー本体は購入するのではなく、メーカーとレンタル契約をすることになります。レンタル料は「賃借料」や「リース料」として計上可能です。賃貸借契約でレンタルする場合は賃借料、リース契約でレンタルするならリース料で処理しましょう。

また、ウォーターサーバーのお水は定期的に購入するのが基本です。水代の勘定科目については法人か個人事業主かで違いがあるため、次の見出しで詳しくご紹介します。

ウォーターサーバー代の仕訳に使う勘定科目は？

続いては、ウォーターサーバーの水代の勘定科目について解説します。法人・個人事業主それぞれのケース別に確認してみましょう。

法人の場合

ウォーターサーバーの勘定科目は、使用目的に応じて異なります。従業員が飲むためにウォーターサーバーを導入する場合、勘定科目は「福利厚生費」が該当します。来客対応のためにウォーターサーバーを設置する場合の勘定科目は「接待交際費」です。

いずれの場合も、本体の設置場所が使用用途に合わないと判断されると、経費計上できない可能性があるため留意が必要です。例えば、社員全員が自由に使えない場所にウォーターサーバーを置くと、福利厚生費として認められないケースがあります。接待交際費として計上したい場合、応接室やエントランスなどに設置しているとスムーズに認められるでしょう。

個人事業主の場合

個人事業主の場合も、商談や来客対応用としてウォーターサーバーを設置するなら、「接待交際費」として計上できます。ただし、事業のために導入していることを証明できなければなりません。

例えば、自宅兼事務所にウォーターサーバーを設置し、顧客が訪れた際に使用する場合は経費にできる可能性があります。自分自身や家族のみがウォーターサーバーを使うようであれば、経費計上は難しいでしょう。

従業員がいない場合も「福利厚生費」での計上はできません。ただし、従業員を雇用しており、従業員用にウォーターサーバーを設置している場合は計上できることがあります。

また、飲食店などの店舗へ訪れた来客にウォーターサーバーのお水を提供する場合、「販売費」
として計上できることがあります。金額が小さい場合、「消耗品費」や「雑費」としても計上可能な場合があります。どの勘定科目がふさわしいか、しっかりと確認しておきましょう。

ウォーターサーバーをオフィスに導入するメリット

ウォーターサーバーをオフィスに設置していると、以下のようなメリットを得られます。ウォーターサーバーの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

来客時にスムーズに飲み物を提供できる

取引先などの来客があった際、ウォーターサーバーがあればお水やコーヒー、お茶などを簡単に提供できます。冷水や温水をすぐに出せるため、来客を待たせることなく、スムーズにおもてなしできるのがメリットです。

ウォーターサーバーがないと、ペットボトルの飲料を購入し、冷蔵庫などに保管しておく必要があります。買い出しの手間がかかる上、スペースを確保しなくてはいけません。温かい飲み物を提供したい場合はお湯を沸かす必要があるため、来客を待たせてしまうのがデメリットです。ウォーターサーバーを活用すれば、こういった問題を解決できます。

従業員の負担が軽減できる

ウォーターサーバーを導入すると、従業員が手軽に水分補給できるようになるのもメリットです。冷たいドリンクや温かい飲み物など、そのときの気分や体調に合わせて好きなものを飲めるようになります。ペットボトルの飲料を購入する経済的な負担や、買い物の手間などもなくなるため、従業員の満足度向上につながるでしょう。

ゴミの削減が見込める

ウォーターサーバーの導入は、環境保護の観点からも有益といえます。自動販売機やコンビニなどで缶・ペットボトルを買う機会が減り、ゴミの削減につなげられます。オフィス内で出たゴミの処理コストを抑えることにも役立つでしょう。

備蓄水になる

ウォーターサーバーは便利なだけではなく、非常時の備えとしても活躍します。定期的にお水が届くように契約していれば、備蓄水として一定量を確保しておけるため安心です。お水は古いものから交換して使い、新たに届いたものをストックすることで、消費期限の心配をする必要もなくなります。

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ウォーターサーバーを経費計上する際の注意点

ウォーターサーバー本体と水代は、税率が異なる点に留意が必要です。ウォーターサーバーのお水は飲食料品であり、軽減税率の対象となります。そのため、サーバー本体のレンタル代金の消費税率は10％、お水購入費用の税率は8％です。

その他、ウォーターサーバーの利用には電気代やお水の配送料などが必要となります。こちらの費用は消費税率10％となるため気をつけましょう。

ウォーターサーバーは条件次第で経費計上できる！

ウォーターサーバーを事業で使用すると認められれば、法人・個人事業主ともに経費として計上できます。節税対策のためにも、正しい方法で計上することがポイントです。仕訳の際には使用目的を考慮し、適切な勘定科目を選びましょう。

また、オフィスへ設置するウォーターサーバーをお探しなら、ぜひ「ふじざくら命水」をご検討ください。「ふじざくら命水」は、富士山の天然ミネラルを含んだおいしい天然水です。お水はコックの装着されたバッグインボックスでお届けします。災害発生時に電気が止まった場合も、本体に設置せずにお水を出せるため、備蓄水にも適しています。

「ふじざくら命水」のウォーターサーバーは、使い勝手が良く多機能な点も魅力です。温度調節は5段階可能で、冷水から温水までお好きな温度のお水をすぐに利用できます。夜間の業務時間外など、使用する人が少ない時間帯は省エネ運転を行うため経済的です。自動クリーン機能搭載でサーバー内部のメンテナンスは必要ありません。

さらに、「ふじざくら命水」は企業様・団体様向けのお得な料金プランもご用意しています。サーバーレンタル代も無料のため、毎月の支出をなるべく抑えながらウォーターサーバーを導入したいときにもおすすめです。サポート体制が充実しているので、初めてウォーターサーバーを取り入れる際にも安心してご利用いただけます。詳しいサービス内容や料金などを確かめたいときは、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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