ウォーターサーバーは経費にできる？法人・個人別の勘定科目

オフィスや店舗にウォーターサーバーを導入する場合、水代やサーバーレンタル料などを経費として計上できる場合があります。 一方で、法人・個人事業主の違いや、従業員用・来客用・店舗販売用などの使用目的によって、適切な勘定科目が異なるため注意が必要です。

「ウォーターサーバーは経費にできる？」「どの勘定科目で処理すればいい？」と疑問に思う方もいるでしょう。

この記事では、ウォーターサーバーを経費として計上する際の勘定科目を使用目的別に解説します。法人・個人事業主それぞれの考え方や、オフィスに導入するメリット、経費計上する際の注意点についても紹介しますので、導入を検討する際の参考にしてください。

ウォーターサーバーは経費にできる？

オフィスや職場に導入したウォーターサーバーの費用は、経費として計上できる場合があります。従業員用の飲料水や来客用としてウォーターサーバーを設置した場合、業務上必要な支出として認められます。

一般的に、ウォーターサーバー本体は、メーカーとレンタル契約をすることになります。サーバーレンタル料は、契約内容に応じて「賃借料」や「リース料」などで処理します。また、宅配型ウォーターサーバーでは、水を定期購入するサービスが一般的です。水代の勘定科目については法人か個人事業主かで異なるため、次の見出しで詳しく解説します。

ウォーターサーバー代の仕訳に使う勘定科目は？

次に、ウォーターサーバーの水代の勘定科目について解説します。法人・個人事業主それぞれのケース別に確認しましょう。

法人の場合

法人が事業のためにウォーターサーバーを導入した場合、水代やサーバーレンタル料などを経費として計上できます。ただし、使用目的や費用の内容によって適切な勘定科目は異なります。例えば、従業員向けの福利厚生として利用する場合と、取引先などの来客対応に利用する場合では、それぞれに適した会計処理を行う必要があります。

具体的な勘定科目については、次の章で使用目的別に詳しく解説します。

個人事業主の場合

個人事業主も、事業のために使用するウォーターサーバーの費用は、必要経費として計上できる場合があります。法人と同様に、従業員用や来客用など使用目的によって勘定科目が変わるため、実際の利用状況にあわせて判断しましょう。

一方、自宅兼事務所などで事業用と私生活用の両方に使用している場合は、すべてを経費にできるとは限りません。事業で使用した分と私的に使用した分を区分し、事業に必要な部分を経費として処理する必要があります。

ウォーターサーバーの勘定科目は使用目的によって異なる

ウォーターサーバーにかかる費用を経費として計上する場合、サーバーの契約形態や水の使用目的によって、使用する勘定科目が変わります。例えば、従業員用の飲料水として利用する場合は「福利厚生費」、来客時に提供する場合は「接待交際費」や「会議費」などが考えられます。

ここからは、主な使用目的ごとに考えられる勘定科目について解説します。

レンタル料を計上する場合

ウォーターサーバー本体をメーカーなどからレンタルしている場合、「賃借料」として処理するのが一般的です。

一方、レンタルではなくリース契約を結んでいる場合には、「リース料」などで処理することがあります。レンタルとリースは、契約期間の長さだけで判断せず、ウォーターサーバーの契約書や利用規約を確認したうえで、契約内容にあった勘定科目を選びましょう。

従業員が使用する場合

従業員の飲料水としてウォーターサーバーを設置している場合、水代は「福利厚生費」として処理するのが一般的です。例えば、休憩スペースやオフィスなどに設置し、従業員が自由に利用できるウォーターサーバーが該当します。

国税庁でも、従業員の慰安や医療、衛生、保健などのために事業主が支出する費用を、福利厚生の例として挙げています。従業員の水分補給や職場環境の整備を目的として設置すると、福利厚生の一環として扱われることがあります。

参考：国税庁「【確定申告書等作成コーナー】-福利厚生費」

来客時に使用する場合

取引先やお客様などの来客時にウォーターサーバーを利用する場合、水代は「接待交際費」や「会議費」などで処理することがあります。例えば、接待の一環として提供する場合は接待交際費、打ち合わせや会議で通常提供する場合は会議費として扱われることがあります。

国税庁でも、会議で提供されるお茶や飲食物などの費用については、交際費等から除かれるものとして示しています。来客用だから必ず接待交際費になるわけではなく、使用した場面や目的にあわせて判断しましょう。

参考：国税庁「交際費等の範囲と損金不算入額の計算｜国税庁」

店舗販売に使用する場合

飲食店などでウォーターサーバーの水を料理や飲み物の材料として使用する場合は、「仕入高」や「材料費」などで処理することがあります。

一方、お客様への無料サービスとして水を提供している場合などは、使用目的に応じて「消耗品費」など別の勘定科目を使用することもあります。

同じ店舗で使用する水でも、商品や料理の材料として使用するのか、サービスとして提供するのかによって処理が変わるため、実際の用途にあわせて判断しましょう。

サーバーの電気代を計上する場合

ウォーターサーバーを使用するための電気代は、「水道光熱費」として処理するのが一般的です。オフィスや店舗などに設置している場合は、事業にかかる電気代として計上できます。

一方、個人事業主が自宅兼事務所で使用している場合は、家庭用の電気代も含まれるため、事業で使用した分を分けて経費として計上します。 国税庁でも、自宅兼店舗などの水道光熱費について、業務上必要な部分を明確に区分できる場合は、その部分を必要経費にできるとしています。

参考：国税庁「必要経費の知識｜国税庁」

 ウォーターサーバーをオフィスに導入するメリット

ウォーターサーバーをオフィスに設置すると、従業員の水分補給や来客対応など、さまざまな場面で活用できます。ここでは、オフィスにウォーターサーバーを導入する主なメリットを紹介します。

来客時にスムーズに飲み物を提供できる

ウォーターサーバーがあれば、冷水や温水をすぐに使えるため、来客時に水やお茶、コーヒーなどをスムーズに提供できます。

ペットボトル飲料を用意する場合は、買い出しや在庫管理、冷蔵庫での保管が必要です。また、温かい飲み物を提供する際には、お湯を沸かす手間もかかります。

ウォーターサーバーを設置することで、来客対応にかかる準備の手間を減らしやすくなるのがメリットです。

お客さまの満足度が上がる

オフィスや店舗に来客用のウォーターサーバーを設置することで、いつでも冷たい水や温かい飲み物を提供でき、快適な応接環境づくりにつながります。

また、飲食店や店舗では、提供する水の品質にこだわることで、サービスの一つとして活用することもできます。ウォーターサーバーだけで満足度が決まるわけではありませんが、来客時のサービスを充実させる設備の一つとして役立ちます。

従業員の満足度が上がる

ウォーターサーバーを従業員向けに設置すれば、仕事中でも手軽に水分補給ができます。また、休憩スペースなどに設置することで、従業員が気軽に利用できる環境を整えやすくなります。

ウォーターサーバーは、冷水だけでなくお湯もボタンひとつですぐに使えるため、お茶やコーヒーはもちろん、昼食時のカップ麺やスープなどにも活用できます。飲み物をその都度購入する手間や負担を減らせるため、従業員が利用しやすい福利厚生の一つになります。

節税対策ができる

ウォーターサーバーの水代やサーバーレンタル料が経費として計上できるのであれば、事業の所得を計算する際に差し引かれるため、結果として税負担の軽減につながる場合があります。

ただし、経費として計上できるかどうかや使用する勘定科目は、利用目的や事業形態によって異なります。詳しくは、前述の経費・勘定科目についての解説も確認してください。

労働効率の向上が期待できる

ウォーターサーバーを設置することで、飲み物の準備や管理にかかる手間を減らせます。例えば、従業員が休憩中に飲み物を買いに行く時間や、来客用飲料の買い出し・在庫管理などの手間を省けます。

一つひとつは小さなことでも、日常的に発生する手間を減らすことで、休憩時間の有効活用や担当者の負担軽減につながり、働きやすい環境を整えられます。

飲み物の保管場所を省くことができる

従業員用や来客用としてペットボトル飲料を多く保管している場合、ウォーターサーバーを導入することで、冷蔵庫などに保管する飲み物の量を減らすことができ、その分の収納スペースを有効に使えるのもメリットです。

ただし、宅配型ウォーターサーバーでは予備の水ボトルを保管する場所も必要になるため、サーバー本体と水のストックを含めた設置スペースを確認しておきましょう。

ゴミの削減が見込める

従業員や来客用に購入していたペットボトル飲料をウォーターサーバーに置き換えることで、ペットボトルごみの削減につながります。また、ごみの分別や回収にかかる手間を減らせるほか、ごみの保管スペースを抑えられる場合もあります。

なお、ウォーターサーバーにもボトルやパックなどの容器が使用されるため、導入する際は容器の種類や処分・回収方法も確認しておくとよいでしょう。

非常時の備蓄水になる

宅配型ウォーターサーバーでは、ストックしている水ボトルを災害時の備蓄水として活用できます。普段使いしながら新しい水を補充することで、日常利用と備蓄を両立する「ローリングストック」を行いやすい点もメリットです。

ただし、停電時にサーバーから水を出せるかどうかは機種によって異なります。また、水の賞味期限も商品ごとに異なるため、非常時の利用を想定する場合は事前に確認しておきましょう。

ウォーターサーバーの導入に悩んだら

従業員から要望がある場合や、来客対応など明確な目的がある場合は、ウォーターサーバーの導入を判断しやすくなります。

一方で、「あると便利そう」という段階で、オフィスや事業所にウォーターサーバーを導入するか迷った場合は、次の2つのポイントを確認してみましょう。

• 労働環境の改善につながるか
• 使用目的が明確になっているか

労働環境が向上できるかを考える

従業員向けに福利厚生として設置する場合は、ウォーターサーバーの導入が働きやすい環境づくりにつながるかを考えてみましょう。例えば、現在どのように水分補給をしているか、飲み物の購入や保管に不便がないかを確認すると、必要性を判断しやすくなります。自動販売機やコンビニが近くにあり、従業員が不便を感じていない場合は、導入の優先度が低いケースもあります。

一方で、日常的に水や飲み物を購入している従業員が多い場合は、社内にウォーターサーバーを設置することで手軽に水分補給できる環境を整えられます。また、温水が使える機種であれば、お茶やコーヒー、昼食時のカップ麺などにも活用できます。

導入するか迷う場合は、従業員に利用意向を確認したり、簡単なアンケートを実施したりするのも一つの方法です。

使用目的を考える

ウォーターサーバーを従業員用に設置するのか、来客用に設置するのかによって、必要な水の量や設置場所、サーバーに求める機能も変わります。従業員向けであれば利用人数や勤務時間、来客向けであれば来客数や提供頻度などを確認しておきましょう。

また、飲食店や来客の多い事業所で使用する場合は、ウォーターサーバーから一度に提供できる水の量や、給水時の動線も確認が必要です。利用人数に対して給水量が足りない場合は、待ち時間が発生する可能性もあります。

誰が、どのくらいの頻度で、どのような場面で利用するのかを具体的に整理したうえで、設置台数やサーバーのタイプを検討するとよいでしょう。

ウォーターサーバーを経費計上する際の注意点

ウォーターサーバーにかかる費用は、費用の種類によって消費税率が異なるため注意が必要です。ウォーターサーバーで使用する水は、飲食料品として軽減税率の対象となるため、消費税率は8％です。一方、サーバー本体のレンタル料は軽減税率の対象ではないため、10％が適用されます。

また、ウォーターサーバーの電気代や水の配送料についても10％です。ただし、送料込みの価格で販売されている場合は、水の販売価格とあわせて軽減税率の対象となります。

経理処理をする際は、請求書や明細を確認し、8％と10％の費用を分けて処理しましょう。

ウォーターサーバーは条件次第で経費計上できる！

ウォーターサーバーを事業で使用すると認められれば、法人・個人事業主ともに経費として計上できます。節税対策のためにも、正しい方法で計上することがポイントです。仕訳の際には使用目的を考慮し、適切な勘定科目を選びましょう。

また、オフィスへ設置するウォーターサーバーをお探しなら、ぜひ「ふじざくら命水」をご検討ください。「ふじざくら命水」は、富士山の天然ミネラルを含んだおいしい天然水です。お水はコックの装着されたバッグインボックスでお届けします。災害発生時に電気が止まった場合も、本体に設置せずにお水を出せるため、備蓄水にも適しています。

「ふじざくら命水」のウォーターサーバーは、使い勝手が良く多機能な点も魅力です。温度調節は5段階可能で、冷水から温水までお好きな温度のお水をすぐに利用できます。夜間の業務時間外など、使用する人が少ない時間帯は省エネ運転を行うため経済的です。自動クリーン機能搭載でサーバー内部のメンテナンスは必要ありません。

さらに、「ふじざくら命水」は企業様・団体様向けのお得な料金プランもご用意しています。サーバーレンタル代も無料のため、毎月の支出をなるべく抑えながらウォーターサーバーを導入したいときにもおすすめです。サポート体制が充実しているので、初めてウォーターサーバーを取り入れる際にも安心してご利用いただけます。詳しいサービス内容や料金などを確かめたいときは、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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