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ウォーターサーバーは経費にできる? 勘定科目と導入メリット

店舗やオフィスにも置かれているウォーターサーバーですが、自分の会社に置く場合、必要な費用はどのように処理すればいいのでしょうか。
個人の店舗などでも見かけますが、経費として落とせるものなのかが気になっている事業主の方もいるかもしれません。

「オフィスにウォーターサーバーを設置したいけど、そもそも経費にできるのかな」
「ウォーターサーバーの経費はどの勘定科目なんだろう」
「経費で計上できるならウォーターサーバーを取り入れるのもありだけど、メリットはあるのかな」

この記事では、オフィスや店舗にウォーターサーバーを置きたいと考えている方のために、ウォーターサーバーの経費処理について詳しく解説します。 ウォーターサーバーを導入するメリットについてもご紹介しますので参考にしてください。

 

ウォーターサーバーは経費にできる?法人と個人事業主の違いは?

ウォーターサーバーは経費にできる?法人と個人事業主の違いは?

ウォーターサーバーの設置が経費にできるかどうかは、設置目的や法人か個人によって変わってきます。法人の場合と個人の場合のそれぞれで詳しく解説します。

法人の場合

法人がウォーターサーバーを設置する場合、基本的に経費として計上することが可能です。
注意点としては、ウォーターサーバー本体のレンタル料などは消費税10%ですが、お水代は8%です。 また、ウォーターサーバーの使用目的によって勘定科目が異なります。 詳しい勘定科目については、この後詳しくご紹介します。

個人事業主の場合

個人事業主がウォーターサーバーを設置する場合、来客用に限った使用であれば経費計上が可能です。
ただし、家族以外の従業員を雇用している事業主であれば、従業員の使用でも経費計上できる可能性があります。
個人事業主の場合、来客や家族以外の従業員専用であるのかを証明する必要があるので、とくに自宅兼事務所などに設置する場合は注意が必要です。

ウォーターサーバーの勘定科目は使用目的によって異なる

ウォーターサーバーの勘定科目は使用目的によって異なる

ウォーターサーバーにかかる費用を経費として計上する場合、使用目的や費用の種類によって勘定科目が変わってきます。
使用目的ごとに解説しますので参考にしてください。

レンタル料を計上する場合

ウォーターサーバー本体のレンタル料については、常設で長期間借りる場合は「リース料」となります。
イベントなどで一時的にレンタルする場合などは「賃借料」となり勘定科目が変わります。

従業員が使用する場合

ウォーターサーバーを利用するのが従業員の場合、お水代の勘定科目は「福利厚生費」です。
設置するのが法人であれば問題ありませんが、個人事業主の場合、従業員がいない、もしくは家族が従業員の場合は経費計上ができません。
個人事業主で、家族以外の従業員がいて、家族以外の従業員が専用で使用していることが証明できる場合に限り、福利厚生費として計上することができます。

来客時に使用する場合

ウォーターサーバーを応接室やオフィスエントランスに設置して、来客用に使用する場合は、お水代は「接待交際費」として計上します。
個人事業主でも「接待交際費」とすれば計上が可能で、店舗などに設置する場合に有効です。
ただし、使用できるのは来客だけで、自分や家族が使っていると、その分は計上不可となります。
このため、自宅兼事務所や自宅兼ショップという状態の場所に設置する場合は、明確に使い分けられていることが条件です。

店舗販売に使用する場合

飲食店にウォーターサーバーを設置してお客様に水を提供する場合は、勘定科目は「販売費」になります。
接待交際費との違いは、ウォーターサーバーの水の提供が販売行為に直結しているかどうかです。
個人事業主でも飲食店に設置するのであれば同様に経費計上できますが、営業時間外に家族が使用するなどの流用は不可能です。

サーバーの電気代を計上する場合

ウォーターサーバーにかかる電気代については、法人であれば水道光熱費で一括で処理することになるのが一般的です。
気をつけたいのは個人事業主で、自宅の電気代と事業分を按分している場合は、ウォーターサーバーの使用自体が経費で落とせない場合は電気代も含めることができません。
事業所を単独で借りて運営しているのであれば法人同様で大丈夫です。

事業主がウォーターサーバーを設置する7つのメリット

事業主がウォーターサーバーを設置する7つのメリット

事業主や法人がウォーターサーバーを設置すると、お客さまや従業員にいつでも美味しいお水が提供できるようになります。
その他にもいくつかメリットがありますので、1つずつ詳しくご紹介します。

節税対策ができる

ウォーターサーバーにかかる費用が経費計上できるのであれば、利幅が下がり節税につながります。
事業の規模によっては微々たるものかもしれませんが、万一業績が下がっても切り捨てやすい規模の経費でもあり、リスクの低い投資とも言えるでしょう。
メリットとのバランスを考えても導入しやすいのでおすすめです。

お客さまの満足度が上がる

来客用に設置すれば、当然ながらお客さまの満足度を上げることに貢献します。
ウォーターサーバーのお水を使用することで、飲食店なら「美味しいお水」を提供しているアピールもでき、集客効果も期待できます。

従業員の満足度が上がる

従業員への福利厚生として設置する場合は、従業員の満足度向上に役立ちます。
従業員が仕事中に飲むお茶や水をウォーターサーバーで代替できるため、飲料を買うコストを減らせますし、お湯が使えることから昼食時のカップ麺やスープなどにも使えます。また、ウォーターサーバーに使われる水は、天然水やRO水など品質が高いものが一般的なため、健康意識の高い従業員であれば、会社の水がウォーターサーバーなら利用しやすく、満足度がさらに高まります。

労働効率の向上が期待できる

ウォーターサーバーを設置することで、仕事中の手間や時間を削減することが可能です。
例えば従業員が休憩時にドリンクを買いに行く時間や、来客用のドリンクをストックしておくための買い物や在庫管理の手間が省けます。
1つ1つは細かなものですが、休憩時間の有効活用や総務の少しの手間削減は、働きやすい環境を叶えるためにも積み重ねていきたいものです。

飲み物の保管場所を省くことができる

従業員用の冷蔵庫がそれぞれの飲み物でパンパンになっているという事業所にも、ウォーターサーバー設置はメリットがあります。
ウォーターサーバーがある分、従業員が飲み物を買って冷蔵庫で冷やす本数が減り、冷蔵庫のスペースが空きやすくなるためです。
冷蔵庫にゆとりがあることで、使いやすさ向上だけでなく電気代削減にも役立ちます。
来客用にペットボトルのドリンクをストックしている事業所でも同様のメリットが期待できるでしょう。

ゴミの削減ができる

従業員やお客さま用にストックしているペットボトルをウォーターサーバーに変えることで、ペットボトルゴミの削減にもつながります。
ゴミを分別する手間を減らしたり、ゴミ捨て場のスペースを減らすこともできます。さらに処分費用がかかっている場合はその費用も節約でき、環境を守ることにもつながります。

非常時の備蓄水に利用できる

ウォーターサーバーのお水ボトルは、災害時の備蓄としても活用できます。
事業所でウォーターサーバーを使用する場合、規模にもよりますが、多めにストックしておくことで、断水などの非常時でも飲料水の確保が可能です。
ウォーターサーバーに使うお水ボトルは半年から1年程度保管できるものが多いですし、毎日飲むものなので消費量もそれなりにあります。
ローリングストックがしやすいのも、ウォーターサーバー利用のメリットです。

ウォーターサーバーの導入に悩んだら

ウォーターサーバーの導入に悩んだら

事業所にウォーターサーバーを導入するかどうかを悩んでいる場合、考えてみたいのが以下2点のポイントです。
・労働環境が向上するか
・使用目的が明確か

従業員から求められているケースなど、明確な目的がある場合は悩まずに済みますが、「導入したほうがいいのかな?」と考えている程度であれば、この2つのポイントを考慮してみることをおすすめします。1つずつ詳しく解説します。

労働環境が向上できるかを考える

従業員用の設置を考えている場合、ウォーターサーバーの導入で従業員の満足度が上がるのかを考えてみましょう。
例えば、現状従業員が飲み物をどのようにしているのか、仕事中の飲み物の保管状況はどうなのかをチェックしてみるといいでしょう。 雑居ビルなどで共用部に自動販売機がある場合などは、飲み物の種類も豊富なので、ウォーターサーバーはなくても良いという判断もあり得ます。
それでも、その自販機でミネラルウォーターを購入する従業員が多いのであれば、社内にウォーターサーバーがあることで代替可能になり、満足度向上につながるのです。
一見導入の必要がなさそうでも、導入することで節税や備蓄水といったメリットが得られます。
決断に迷う場合は、従業員にアンケートを取ってみるのも1つの方法です。

使用目的を考える

ウォーターサーバーを来客用に設置するのか、従業員用に設置するのかでも、判断は変わってきます。
どちらの場合も利用する人数や頻度を考慮してみるといいでしょう。 例えば来客数の多い飲食店でウォーターサーバーを導入するケースなどは、美味しいお水を提供できる一方で、提供スピードに問題が出るリスクもあります。
ウォーターサーバーからは、1杯ずつしか水を汲めないため、一度に大量の飲料水を用意する環境では工夫も必要です。
来客用での導入が、従業員の作業効率を落としてしまうことにならないかなど、提供時の動線イメージも併せて考えてみることをおすすめします。

ウォーターサーバーを選ぶならふじざくら命水

ウォーターサーバーを選ぶならふじざくら命水

ウォーターサーバーをオフィスに導入する際に気になる点としては、コスト面の他にお水の風味もあるのではないでしょうか。
せっかく導入しても、お水の風味が受け入れられないと、あまり使われない結果になってしまいます。
クセがなく飲みやすいお水が提供できれば、みんなが積極的にウォーターサーバーを使う好循環も生まれやすくなるでしょう。

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